Powiadomienie o nieobecności w pracy – nawet przez sąsiada

Nagle zmarła moja kuzynka. Musiałam pojechać do miasteczka, w którym mieszkała i uporządkować po niej sprawy. Byłam tak zajęta, że nie miałam czasu powiadomić mojego szefa, że nie będzie mnie w pracy. Zrobiłam to 3 dni po fakcie i wysłałam tylko SMS. Czy to oznacza, że naruszyłam prawo?

Polskie prawo wyraźnie mówi, że pracownik ma obowiązek niezwłocznie powiadomić swojego pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności w pracy. Powinien też określić kiedy do pracy wróci. Zgodnie z przepisami niezwłocznie oznacza nie później niż drugiego dnia nieobecności. Ponieważ Pani zrobiła to trzeciego dnia absencji w pracy możemy mieć do czynienia z naruszeniem tej normy. W praktyce jednak rzadko zdarza się, by pracodawca wyciągał konsekwencje w przypadku osób, które autentycznie nie mogły się z różnych ważnych powodów stawić w pracy i powiadomiły go o tym z niewielkim opóźnieniem. Jednak ostateczna decyzja, jak potraktować Pani wyjazd w sprawach zmarłej kuzynki, należy do Pani szefa. Nierzadko spotykanym rozwiązaniem takiego problemu jest uznanie nieobecności, co prawda za usprawiedliwioną, za to bez prawa do wynagrodzenia.

Nie ma natomiast znaczenia, w jaki sposób pracodawca zostanie powiadomiony o przyczynach nieobecności zatrudnionego. Przepisy nie określają, jak pracownik ma to zrobić, co oznacza, że w zasadzie może to zrobić w dowolny sposób. Wystarczy więc SMS albo mail, można też po prostu zadzwonić. Nie ma przeszkód, by poprosić kogoś, np. sąsiada, by w imieniu pracownika skontaktował się z jego pracodawcą i poinformował go o tym, że pracownik nie stawi się w pracy, i z jakiego powodu to nastąpi.

Trzeba jednak wziąć pod uwagę jedno zastrzeżenie – zdarza się, że pracodawcy w przepisach wewnątrzzakładowych (np. różnego rodzaju regulaminach) określają sposób powiadamiania o nieobecności. Spotyka się to w dużych firmach, które korzystają z rozbudowanych aplikacji kadrowych. W takim przypadku powiadomienie o nieobecności oznacza zaznaczenie odpowiednich opcji w udostępnionej zatrudnionym aplikacji. Pracownik powinien trzymać się ustaleń wynikających z takich wewnętrznych przepisów.

MS 09/2023, 23 listopada 2023