Jak mieć więcej czasu na życie?

W dzisiejszym, zabieganym świecie, w którym większość z nas stale narzeka na zbyt krótką dobę, zarządzanie czasem staje się nieocenioną kompetencją. O tym jak zarządzać nim dobrze pisaliśmy już kilkukrotnie (np. Sztuka samodyscypliny, nr: MS 10/2023 i MS 01/2024). Tym razem spojrzymy na to zagadnienie z bardzo konkretnej, węższej perspektywy. Przyjrzymy się nie temu, jak lepiej zarządzać zadaniami, które mamy, ale samym zadaniom. A mówiąc wprost – strategii eliminacji i wybiórczości, czyli świadomej rezygnacji z czynności, które nie są najwyżej wagi lub zwyczajnie nam nie służą.

Strategia eliminacji

To wszystko w celu realizacji myśli – łatwiej zarządzać 10 zadaniami niż 50. Zadania te mogą dotyczyć różnych obszarów naszego życia – przeanalizujemy trzy główne: praca zawodowa, rozwój własny (także: czas wolny) i życie prywatne (z naciskiem na relacje). Aby lepiej nimi zarządzać, warto wyeliminować z nich sfery, które nam nie służą i odciągają naszą uwagę od tego, co istotne. Jest to subiektywny przegląd, który z pewnością nie wyczerpuje tematu. Ma stanowić jednak zachętę do krytycznego spojrzenia, na jakie czynności poświęcamy swój czas. Czy godzina przeglądania stories na Instagramie była konieczna? Czy dwugodzinne spotkanie, w którym dziś uczestniczyłeś, wniosło coś szczególnego do Twojego życia? Co innego mogłeś zrobić w trakcie tych trzech godzin, aby lepiej wykorzystać ten czas? I wreszcie, czego sam siebie pozbawiłeś, co utraciłeś, spędzając czas właśnie w taki sposób? Odpowiedzi na te pytania mogą być niewygodne. Przyświeca im jednak myśl – eliminuj po to, aby zyskać.

Życie zawodowe

Brzydki obrazek współczesnych korporacji przedstawia pracownika ginącego w gąszczu innych oraz niekończące się spotkania, z których wiele można by zastąpić krótkim mailem. Na ile to możliwe, powinniśmy ograniczyć w miejscu pracy czynności, które są zbędne. Tak twierdzi Timothy Ferriss, autor książki „4-godzinny tydzień pracy”, który mocno krytykuje spełnianie marzeń dopiero na emeryturze. Zamiast tego, jak postuluje, lepiej żyć tak, aby mieć możliwość spełnienia tych marzeń już teraz. Przedstawia kilka praktykowanych przez siebie metod. Mianowicie, komunikację z innymi zawsze stara się ograniczać do maksymalnie zwięzłych maili, unika grzecznościowych small talków przystępując od razu do pytania: „jak mogę Ci pomóc?”, a w spotkaniach biznesowych uczestniczy tylko wtedy, kiedy jest to absolutnie konieczne, najczęściej wychodząc z nich wcześniej. W ten sposób standardowe 40 godzin tygodniowej pracy ogranicza zaledwie do kilku – za to bardzo wydajnych, koncentrujących się na tym, co przynosi największy zysk.

Tyle, ile trzeba

Oczywiście nie w każdej pracy takie działania są możliwe. Można jednak wykorzystywać czas spędzany w biurze wydajniej niż robi to przeciętny pracownik. Oto kilka metod: automatyzacja rutynowych czynności (jest obecnie masa narzędzi, które zostały stworzone właśnie po to), sztuka odmowy (bycie asertywnym w sytuacji przeciążania zadaniami), koncentracja na tym, co ważne (słynna zasada Pareto 80/20, wyjaśnienie w ramce), delegowanie zadań (zlecanie innym prostszych zadań, unikając przy tym mikrozarządzania) czy porzucenie perfekcjonizmu. Jak ujął to niezwykle trafnie William Ockham, twórca „brzytwy Ockhama”: „Na próżno robić więcej, jeśli można osiągnąć to samo, robiąc mniej.”. Oczywiście nie postulujemy tutaj niedbalstwa ani nieangażowania się w pracę. Wręcz przeciwnie. Postulujemy angażowanie się szczególnie w te zadania, które przynoszą realną korzyść – nam i firmie. W sytuacji przeciążenia zadaniami wykonanie ich wszystkich w nieskazitelny sposób jest niemożliwe – w praktyce oznacza to coś kosztem czegoś. Wybierajmy zatem świadomie, co najbardziej zasługuje na nasz czas i energię. Odrzućmy rozpraszacze. Dopieszczajmy tylko to, co jest tego naprawdę warte.

Rozwój własny

Współczesny nadmiar informacji i ich wielokanałość sprawiają, że bardzo łatwo możemy doświadczyć stanu przeciążenia. Bardzo łatwo można stracić nasz cenny czas na informacje, które w gruncie rzeczy nic wartościowego nie wnoszą – pochłaniają natomiast naszą uwagę, energię, zasoby i konkretne, namacalne minuty czy wręcz godziny, które moglibyśmy spożytkować na coś znacznie bardziej produktywnego. Jak powiedział pisarz Robert J. Sawyer: „Nauczenie się ignorowania rzeczy jest najwspanialszą drogą do wewnętrznego spokoju.”. Pojęcie ignorancji kojarzy się nieco pejoratywnie. Tymczasem wybiórcza ignorancja jest nie tylko potrzebna, co wręcz powinniśmy ją kultywować. Jest ona podstawą diety niskoinformacyjnej, która polega na ograniczaniu ilości przyswajanych informacji do tych, które są niezbędne i wartościowe. W praktyce oznacza to ograniczenie konsumpcji mediów, filtrowanie przyjmowanych informacji, umiejętność priorytetyzacji czy też regularne okresy bycia całkowicie offline.

Celowość zamiast krzątaniny

Ignorancja ma zatem służyć nie zamknięciu się na świat, a na stworzeniu nam przestrzeni do wejścia głębiej w to, co jest dla nas najbardziej istotne. Oczywiście ma nic obiektywnie złego w oglądaniu przez cały dzień programów informacyjnych. O ile nie jest to wymówką do odsuwania w czasie innych spraw, które mogłyby nam lepiej służyć – np. aktywność fizyczna, pasje, nauka obcego języka czy realizacja innych celów. Współcześnie bardzo łatwo jest być ciągle zajętym, nawet w wolnym czasie. Tymczasem, jak trafnie ujął to starożytny Seneka: „Zamiłowanie do krzątaniny to jeszcze nie przedsiębiorczość”. Lepiej zastąpić wieczną zajętość postawą, w której świadomie wybieramy ważne dla nas cele i konsekwentnie dążymy do ich realizacji. Jedną z metod jest planowanie także czasu wolnego. Dobrze zobrazowała to pisarka Annie Dillard słowami: „Plan pozwala uchronić się przed chaosem i zachciankami innych.”.

Życie prywatne

Główna, postulowana myśl w obszarze życia prywatnego może wydawać się kontrowersyjna, wręcz wyciągnięta z otchłani tabu. Dotyczy naszych relacji z innymi ludźmi. Warto przyjrzeć im się bardzo krytycznie i… być może z niektórych relacji zrezygnować. Spójrzmy na przykład. Jeśli mamy koleżankę, z którą spotkania ograniczają się jedynie do wysłuchiwania jej utyskiwań, bez przestrzeni na naszą wypowiedź, a kiedy już wciśniemy jakieś zdanie to napotyka ono na nieuzasadnioną krytykę, odruchowy sceptycyzm i podcinanie nam skrzydeł… cóż, nie brzmi to dobrze. Brzmi raczej toksycznie. Ludzie toksyczni to, mówiąc bardzo obrazowo, wampiry emocjonalne, które wysysają z nas energię – bardziej nam szkodzą niż służą. Jeśli próby naprawy relacji kończą się niepowodzeniem to lepiej nie tracić na nie więcej czasu. Lepiej wykorzystać ten czas na wartościowe relacje, które będą sprzyjać naszemu rozwojowi. Może brzmieć to nieco nieegoistycznie, lecz niesłusznie. Dbając o własny dobrostan przyczyniamy się do bycia lepszym człowiekiem także dla innych. Dajemy wówczas innym większą wartość. Podsumowując, aby lepiej zarządzać czasem i mieć go więcej na istotne dla nas sprawy, musimy się nauczyć rezygnować. Niekiedy nie tylko z czegoś, ale także z kogoś. Nie bójmy się tego. Robimy to tylko po to, aby kontrola nad naszym życiem należała głównie do nas.

Zasada Pareto, znana również jako reguła 80/20, polega na obserwacji, że w wielu przypadkach 80% wyników pochodzi z 20% przyczyn. Innymi słowy, niewielka liczba działań czy czynników jest odpowiedzialna za większość rezultatów lub efektów. Na przykład w biznesie może to oznaczać, że 80% zysków pochodzi od 20% klientów.

Brzytwa Ockhama, znana również jako zasada oszczędności, polega na tym, że spośród konkurencyjnych hipotez lub wyjaśnień, najprostsze jest zazwyczaj najlepsze. Nie należy zatem mnożyć bytów ponad konieczność, czyli lepiej unikać niepotrzebnych komplikacji i wybierać rozwiązanie wymagające najmniejszej liczby założeń. Przykład: jeśli słyszysz hałas na strychu, zamiast zakładać obecność duchów, przyjmij prostsze wyjaśnienie: to prawdopodobnie myszy.

Marlena Hess

MS 6/2024, 13 czerwca 2024

Bibliografia:

• Timothy Ferriss, 4-godziny tydzień pracy, Warszawa 2011. (wszystkie cytaty przytoczone w artykule pochodzą z tej książki)